Urząd Stanu Cywilnego w Częstochowie obsługuje sprawy związane z prowadzeniem akt stanu cywilnego: rejestrację urodzeń i zgonów, przyjmowanie zgłoszeń dotyczących uznania ojcostwa, przyjmowanie zgłoszeń zamiaru zawarcia małżeństwa, wydawanie odpisów aktów oraz zaświadczeń oraz dokonywanie zmian i sprostowań w aktach. Do USC zgłaszają się osoby prywatne, zakłady pogrzebowe, sądy i organy administracji, a także organizacje, które mają ustawowy interes w uzyskaniu dokumentu.
Jakie sprawy można załatwić w USC?
W Urzędzie załatwiane są zarówno bieżące czynności rejestracyjne, jak i wydawanie dokumentów do innych instytucji. Najczęściej realizowane sprawy to:
- rejestracja urodzenia dziecka,
- zgłoszenie zgonu,
- zawarcie małżeństwa cywilnego i rejestracja zamiaru zawarcia małżeństwa,
- wydanie odpisów skróconych i zupełnych aktów urodzenia, małżeństwa i zgonu,
- wydawanie zaświadczeń o stanie cywilnym oraz wnioski o zmiany w aktach,
- obsługa akt historycznych i dokumentów archiwalnych.
Jak zamówić odpis aktu i jakie dokumenty przygotować?
Wniosek o wydanie odpisu składa się na formularzu F-USC0271. Do wniosku należy dołączyć dowód wniesienia opłaty skarbowej oraz dokumenty potwierdzające istnienie interesu prawnego, jeżeli wnioskodawcą nie jest osoba, której akt dotyczy, jej małżonek, wstępny, zstępny, rodzeństwo, przedstawiciel ustawowy lub opiekun. Przy odbiorze urzędnicy wglądają w dokument tożsamości wnioskodawcy.
W USC wydawane są zarówno odpisy skrócone, jak i zupełne aktów oraz tłumaczenia urzędowe. Odpis skrócony i odpis zupełny podlegają opłacie skarbowej; w przypadku przedstawienia pełnomocnictwa też może obowiązywać opłata, z określonymi wyjątkami dla najbliższej rodziny i niektórych podmiotów.
Referat ds. odpisów, zaświadczeń i zmian w aktach obsługuje wnioski w wydzielonych pomieszczeniach: między innymi wydawanie odpisów sporządzonych w latach ubiegłych realizowane jest w pokoju 25, odpisy urodzeń z bieżącego roku w pokoju 1, odpisy małżeństw z bieżącego roku w pokoju 3, a odpisy zgonów z bieżącego roku w pokoju 9. Dokumenty można także złożyć pocztą lub drogą elektroniczną.
Wysyłka elektroniczna i odbiór dokumentów — jakie są opcje?
Wnioski można składać elektronicznie za pomocą Profilu Zaufanego, e‑dowodu lub aplikacji mObywatel. Możliwa jest również komunikacja przez systemy urzędowe oraz przesyłanie dokumentów tradycyjną pocztą. W przypadku złożenia wniosku elektronicznie wymagane załączniki muszą mieć czytelny format do odczytu przez urzędników.
Urząd umożliwia wydanie odpisu na formularzu wielojęzycznym oraz zamówienie tłumaczenia urzędowego do już wydanego odpisu przy wykorzystaniu odpowiedniej usługi urzędowej. Wnioski o wydanie formularza wielojęzycznego i tłumaczenia obsługiwane są przez USC w ramach dostępnych procedur.
Czy można odebrać dokument poza godzinami pracy USC?
Urząd wprowadził możliwość odbioru wybranych dokumentów całodobowo za pośrednictwem urzędomatu. Urzędomat służy do odbioru dokumentów, które zgodnie z przepisami mogą być przekazane w ten sposób. Przy składaniu wniosku trzeba zaznaczyć chęć odbioru przez to urządzenie i dołączyć skan oświadczenia o wyborze tej formy odbioru w formacie graficznym lub PDF.
Po przygotowaniu dokumentu system automatycznie przesyła do wnioskodawcy kod SMS umożliwiający otwarcie właściwej skrytki. Dokument przechowywany jest w skrytce przez standardowy czas 48 godzin; w wyjątkowych przypadkach możliwe jest przedłużenie tego terminu na prośbę interesanta. Urzędomat obsługuje także wybrane dokumenty wydawane przez referat komunikacji.
Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego wskazuje, że czas oczekiwania na wydanie odpisu zależy od miejsca przechowywania księgi — jeśli akt znajduje się w Częstochowie, zwykle wynosi siedem dni roboczych; gdy konieczna jest migracja księgi z innego USC, czas ten może wydłużyć się do dziesięciu dni roboczych.
Termin załatwienia sprawy: 7 dni roboczych jeśli akt został sporządzony w USC w Częstochowie, albo 10 dni roboczych jeśli akt pochodzi z USC innego miasta.
